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高效時(shí)間管理：給工作設(shè)定不同等級(jí)的優(yōu)先權(quán)

編輯：企業(yè)文化與文化墻可視化制作專業(yè)平臺(tái)│掛圖大師發(fā)布時(shí)間：2013-02-01 點(diǎn)擊：2319

設(shè)定不同等級(jí)的優(yōu)先權(quán)

　　伯利恒鋼鐵公司的總裁曾向艾維李請(qǐng)教提升工作效率的方法。艾維李給出這樣的建議:確定各項(xiàng)需處理的工作任務(wù);將其優(yōu)先順序?qū)?/span>于紙上;根據(jù)紙上所寫的順序，從第一件開始去執(zhí)行。

　　總裁對(duì)于這3個(gè)建議將信將疑，但仍然按照要求將次日所需處理的工作預(yù)想一遍，從第1項(xiàng)到第6項(xiàng)排好優(yōu)先順序，然后寫在一張紙上，次日到公司依次執(zhí)行。結(jié)果，他驚奇地發(fā)現(xiàn)工作效率明顯提高。

　　能將6個(gè)事項(xiàng)全部完成的人幾乎少之又少。但如果完成了前4項(xiàng)工作，那么已經(jīng)完成了最重要或較重要的工作，工作效率自然得以提高。

3步建立工作優(yōu)先權(quán)

　　確定工作優(yōu)先級(jí)別，建立時(shí)間表，讓精力持續(xù)專注于主要職責(zé)，這是建立工作優(yōu)先權(quán)的重要方法。在華為，管理者和員工們?yōu)榻⒖?/span>學(xué)的工作優(yōu)先權(quán)，通常遵循以下3個(gè)步驟。

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　　有效安排計(jì)劃表

　　清楚個(gè)人職責(zé)的現(xiàn)有價(jià)值后，管理者和員工會(huì)計(jì)算團(tuán)隊(duì)或個(gè)人完成工作所需的時(shí)間，并為每項(xiàng)職責(zé)確認(rèn)兩個(gè)數(shù)值。

　　每個(gè)月花在工作上最少而有效的精力—若少于這項(xiàng)數(shù)值，將無法完成任何工作。

　　每個(gè)月花在職責(zé)上最適宜且有效的精力—這項(xiàng)數(shù)值可以平衡我們所耗費(fèi)的精力。

　　在華為的一次時(shí)間管理培訓(xùn)中，員工張克(化名)提出一個(gè)問題:如果計(jì)劃提高專業(yè)技能水平，那么多長時(shí)間才是適宜的?培訓(xùn)師建議他每個(gè)月最少使用5個(gè)小時(shí)。如果使用的時(shí)間太少，可能無法趕上進(jìn)度。而最適合的時(shí)間是10個(gè)小時(shí)，這足夠讓張克應(yīng)對(duì)工作中的變化。

　　然后，建立最少且最適宜的精力分配法，以免將過多或過少的注意力放在一項(xiàng)職責(zé)上，也就限定了所需的時(shí)間，使任務(wù)執(zhí)行者盡快達(dá)成目標(biāo)。

　　合理分配精力

　　確定個(gè)人的職責(zé)、理想的時(shí)間和優(yōu)先權(quán)后，管理者或員工會(huì)計(jì)算并分配對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目應(yīng)耗費(fèi)的注意力，使整個(gè)團(tuán)隊(duì)或個(gè)人專注于最重要的工作，并利用剩下的時(shí)間去做那些較不重要的工作。這種方法可以自主控制時(shí)間，并能完成更多的工作，避免了大量的工作時(shí)間為瑣事所占據(jù)的情況。

　　時(shí)間預(yù)算:了解優(yōu)先選擇的工作任務(wù)、員工個(gè)人潛力和所需的時(shí)間，然后每個(gè)月寫下佑計(jì)時(shí)間。

　　立即調(diào)查:根據(jù)崗位職責(zé)來分配時(shí)間，及時(shí)做出必要、適當(dāng)的調(diào)整。采取適當(dāng)?shù)姆峙涫亲詈玫姆绞剑驗(yàn)榉峙湓骄唧w，工作效率越高。

　　隨后調(diào)整:調(diào)整事先所做的分配，最大限度地減少相對(duì)不重要的工作任務(wù)。新方法產(chǎn)生有效影響后，每個(gè)月將節(jié)省更多的時(shí)間。

　　持續(xù)地工作

　　擬出履行主要職責(zé)的計(jì)劃后，管理者或員工即可專心地采取行動(dòng)，用心處理重要的任務(wù)，因?yàn)榫Φ某掷m(xù)專注是提高效率的關(guān)鍵。

　　不間斷地工作:將一星期的任務(wù)在日歷上做出標(biāo)記，這些標(biāo)記代表著管理者或員工對(duì)每項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間安排，待一項(xiàng)任務(wù)完成后，再接下去完成另一項(xiàng)任務(wù)。

　　不改動(dòng)原時(shí)間表:事先確定不間斷的工作時(shí)間，可幫助管理者或員工在期限截止前做好所有重要事務(wù)，并維持一個(gè)工作流程，避免工作草草收尾的情況。

　　評(píng)估自己的表現(xiàn):定期進(jìn)行自我反省，確認(rèn)自己是否始終堅(jiān)定不移地向一個(gè)目標(biāo)邁進(jìn)，并參照當(dāng)前的工作方式去核查所取得的成果是否合乎要求。為了得到更精確的結(jié)果，可以針對(duì)履行職務(wù)、及時(shí)完成工作、有效地分配精力、對(duì)新方式的滿意程度及本月成就等項(xiàng)目給自己打分。

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